دراسة أهداف المؤتمر والمعرض وقائمة أسماء الجهات والأشخاص المشاركين، وتحديد متطلبات المشاركة وترتيب إجراءات الاستقبال وحجز الفنادق ومكان عقد المؤتمر والمواصلات، وتنظيم إجراءات تسجيل المشاركين وتوزيع أوراق المؤتمر،و ترتيب المتطلبات اللوجستية وإعداد وتقديم تقارير العمل.